Domande & Risposte

L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli. L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy.

I moderni videocitofoni, così come altre apparecchiature che rilevano immagini o suoni, anche tramite registrazione, possono talvolta essere equiparati ai sistemi di videosorveglianza. In questo caso valgono le stesse regole previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza. Tali disposizioni non si applicano quando il sistema è installato da persone fisiche per fini esclusivamente personali e le immagini non sono destinate alla comunicazione sistematica o alla diffusione (ad esempio su Internet). Per le stesse ragioni, se il videocitofono è installato da un singolo o da una famiglia per finalità esclusivamente personali, la presenza dell’apparecchio di ripresa non deve essere segnalata con un apposito cartello.
Qual è il quorum necessario per l’installazione di un sistema di videosorveglianza condominiale?
La riforma del condominio ha finalmente sanato un vuoto normativo – più volte segnalato dal Garante della privacy a Parlamento e Governo – relativo al quorum richiesto per poter installare un sistema di videosorveglianza condominiale. La nuova legge prevede che l’assemblea possa deliberare l’installazione di un sistema di videosorveglianza sulle parti comuni solo con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore (i cosiddetti millesimi) dell’edificio.

No. Tuttavia eventuali inadempienze possono essere comunicate dall’amministratore agli altri condòmini al momento del rendiconto annuale oppure a seguito della richiesta effettuata da un condomino nell’esercizio del potere di vigilanza e controllo.
Le singole morosità possono anche essere oggetto di discussione nel corso dell’assemblea.

L’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti.

Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni.
Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio.
È vietato, ad esempio, riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali quali “single”, “non verrà all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”.
Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal Codice della privacy.

I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l’interessato abbia fornito il proprio consenso. In ogni caso, occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali recapiti, con particolare riferimento a frequenze e ad orari: il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare situazioni di pericolo o danni incombenti), mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie e non possono essere comunicati a terzi.

Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio. A titolo esemplificativo, tale uso è possibile nel caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle “barriere architettoniche” che rendono difficoltoso l’accesso a un condomino diversamente abile, al fine di acquisire informazioni sulle persone che presteranno servizio alle dipendenze del condominio stesso, oppure quando si debbano trattare i dati anche sanitari di persone che abbiano subìto danni negli spazi condominiali. In questi casi devono comunque essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.

Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano, tra gli altri, dati sensibili o giudiziari.

La riforma del condominio, recentemente approvata, prevede che l’amministratore sia tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale. Le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore) devono, tra l’altro, essere affisse all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.

L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli. L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy.

In determinati casi possono partecipare anche soggetti diversi dai condòmini.
Si pensi, ad esempio, a tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifici lavori da svolgere ovvero alle ipotesi, normativamente previste, di presenza degli inquilini in relazione alla discussione di particolari questioni (ad esempio le spese del riscaldamento).
Tali soggetti, però, qualora l’assemblea condominiale ne ritenga necessaria la presenza, possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il quale è richiesta la consulenza.

L’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti.

Le bacheche condominiali sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini.
Sono pertanto vietati avvisi tipo “il sig. Rossi è pregato di passare in portineria per le quote relative alla riparazione della colonna pluviale”, “si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel cortile”, come pure quelli che contengono indicazioni precise sulle autovetture dei singoli condòmini (targa dell’automobile e relativo posto auto

No. Gli spazi condominiali sono utilizzabili solo per diffondere avvisi a carattere generale.
Per comunicazioni individualizzate è necessario fare ricorso a modalità alternative che scongiurino il rischio che soggetti terzi vengano a conoscenza delle informazioni relative – ad esempio – ai singoli condòmini o affittuari.

No. Tuttavia eventuali inadempienze possono essere comunicate dall’amministratore agli altri condòmini al momento del rendiconto annuale oppure a seguito della richiesta effettuata da un condomino nell’esercizio del potere di vigilanza e controllo. Le singole morosità possono anche essere oggetto di discussione nel corso dell’assemblea.

Oltre alle informazioni che lo riguardano (vedi “diritto di accesso”), può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo.

No. Per ottenere le informazioni relative alla gestione del condominio non è necessario il consenso dei condòmini interessati.

Il diritto alla trasparenza non significa che si possano divulgare informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell’ambito condominiale. È quindi assolutamente vietato esporre avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali accessibili a terzi (ad esempio all’ingresso del palazzo). La riforma approvata nel dicembre 2012 obbliga espressamente l’amministratore a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti, che ne facciano richiesta, i dati dei condòmini morosi.

La stessa riforma obbliga l’amministratore a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso.
Ogni condomino ha diritto di chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.

Sì, ma solo nel rispetto della normativa vigente. L’art. 1122-ter del Codice civile prevede che l’installazione di impianti di videosorveglianza sulle parti comuni debba essere deliberata dall’assemblea condominiale con la maggioranza prevista dal secondo comma dell’art. 1136 c.c., ossia la maggioranza degli intervenuti che rappresentano almeno la metà del valore dell’edificio (500 millesimi). Inoltre, l’amministratore deve garantire che il trattamento dei dati personali rispetti il GDPR, applicando i principi di minimizzazione e proporzionalità.

No. Le riprese devono limitarsi alle parti comuni e non possono inquadrare la pubblica via o proprietà private di terzi. Le Linee Guida 3/2019 dell’EDPB e le indicazioni del Garante Privacy specificano che, salvo particolari esigenze di sicurezza debitamente documentate (ad esempio, atti vandalici ripetuti), l’angolo di ripresa deve essere orientato per escludere spazi non pertinenti al condominio. Se necessario, si deve condurre una valutazione d’impatto privacy (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del GDPR.

Il periodo di conservazione standard è di 7 giorni, come indicato dal Garante Privacy nelle FAQ sulla videosorveglianza. Un periodo più lungo può essere giustificato solo in presenza di necessità specifiche, ad esempio per indagini su eventi criminosi, e deve essere documentato adeguatamente. I tempi di conservazione si riducono a 24/48 ore nel caso di presenza di dipendente del condominio (es. portiere) per la tutela imposta dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

È obbligatorio segnalare la presenza delle telecamere con cartelli informativi ben visibili prima che una persona entri nell’area videosorvegliata. Il cartello deve indicare il titolare del trattamento (il condominio), le finalità della videosorveglianza e dove reperire ulteriori informazioni. La mancanza di segnalazione rappresenta una violazione dell’art. 13 del GDPR e può comportare sanzioni.

L’accesso alle immagini è riservato all’amministratore o a soggetti formalmente nominati responsabili del trattamento. I condòmini non possono visionare direttamente le immagini, salvo specifiche esigenze legate alla tutela dei propri diritti (ad esempio, per comprovare danni subiti). L’accesso deve essere tracciato e protetto da credenziali univoche.

La DPIA è obbligatoria se le telecamere riprendono aree pubbliche, spazi comuni altamente frequentati o se vengono impiegate tecnologie avanzate, come il riconoscimento facciale. Deve documentare i rischi per la privacy e le misure adottate per mitigarli, in conformità all’art. 35 del GDPR. È comunque sempre obbligatoria la Valutazione sul Legittimo Interesse (L.I.A.) per effettuare il contemperamento degli interessi tra il condominio e il soggetto che vuole mantenere la riservatezza.

No, a meno che non sussista un interesse legittimo documentato. Un privato può installare una telecamera solo per la tutela della propria proprietà, evitando riprese di spazi comuni o pubblici. In caso contrario, il trattamento dei dati rientra nelle norme del GDPR e deve rispettare il principio di minimizzazione.

Il verbale deve specificare la decisione dell’assemblea, le finalità della videosorveglianza, il titolare e il responsabile del trattamento, i criteri di accesso alle immagini e il tempo di conservazione. Deve riportare la Valutazione sul Legittimo Interesse (L.I.A.) Deve inoltre menzionare l’obbligo di conformità al GDPR e alle Linee Guida 3/2019 dell’EDPB.

Sì, ma con restrizioni. L’installazione deve essere giustificata da problematiche documentate e approvata dall’assemblea con la maggioranza prevista dall’art. 1122-ter c.c. È necessaria una DPIA per garantire che il trattamento sia proporzionato e conforme al GDPR. Le riprese devono essere limitate alla zona di conferimento, escludendo altre aree. Occorre valutare i tempi per la trasmissione dei verbali di accertamento, se superiori a 7 giorni e, quindi, superiori al limite massimo consentito per la conservazione delle immagini, tale installazione risulterebbe contraria al principio di minimizzazione (Art. 5 GDPR).

L’opposizione di un singolo condomino non impedisce l’installazione se la delibera è approvata con la maggioranza prevista. Tuttavia, l’amministratore deve valutare eventuali preoccupazioni e adottare misure per ridurre l’impatto sulla privacy, come l’orientamento delle telecamere. Se il condomino ritiene che i suoi diritti siano violati, può presentare reclamo al Garante Privacy, che valuterà la legittimità dell’impianto.

Quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali – e le immagini non vengono né comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam) – non si applicano le norme previste dal Codice della privacy. In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario segnalare l’eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello. Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati. È tra l’altro necessario – anche per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata – che il sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage.

Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare le aree comuni, devono essere adottate in particolare tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza.

Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli, eventualmente avvalendosi del modello predisposto dal Garante.

Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi e uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare una verifica preliminare al Garante. Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage…), possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali ecc.). I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento).

Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare le aree comuni, devono essere adottate in particolare tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza.

Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli, eventualmente avvalendosi del modello predisposto dal Garante.

Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi e uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare una verifica preliminare al Garante. Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage…), possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali ecc.). I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento).

Sì. Ciascun condomino, ma anche ogni partecipante alla vita condominiale (ad esempio il “locatario conduttore” di un immobile), ha diritto di sapere se esistono dati personali che lo riguardano e di averne copia in forma intelligibile. Presentando domanda all’amministratore, l’interessato può quindi accedere a tutti i dati a lui riferiti (sono esclusi da questa richiesta i dati personali riferibili ad altri condòmini singolarmente intesi o all’intera compagine condominiale). In caso di mancato o inidoneo riscontro, il cittadino può rivolgersi al Garante o all’autorità giudiziaria.

I singoli condòmini non possono appellarsi al cosiddetto diritto di accesso ai dati previsto dalla normativa privacy (art.7 del Codice) per consultare le informazioni riferibili all’intera compagine condominiale: ad esempio, il contratto di affitto di un appartamento di proprietà condominiale stipulato con un soggetto terzo.

Tale specifico diritto, infatti, spetta all’amministratore (o altra persona munita di apposito in- carico da parte della compagine condominiale), mentre il singolo condomino può richiedere l’accesso solamente ai propri dati personali.
Naturalmente ogni condomino può conoscere tutte le informazioni relative all’intera gestione condominiale in base ad altre norme dell’ordinamento, ed in particolare alle disposizioni del codice civile.

Un condomino, ma anche ogni altra persona direttamente interessata, ha il diritto di far aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo riguardano. Se tali dati sono trattati in violazione di legge può chiederne la trasformazione in forma anonima, il blocco o la cancellazione. Può anche opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali. In caso di mancata o non adeguata risposta alla propria richiesta, il cittadino può presentare ricorso al Garante o all’autorità giudiziaria.

No. L’affittuario (locatario conduttore), come qualunque “interessato”, può esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali e gli altri diritti garantiti dal Codice della privacy.

In riferimento alla normativa sulla privacy, non può però chiedere l’accesso ai dati sulla gestione del condominio.

Sì, il condominio è considerato un titolare del trattamento ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 1, n. 7 del GDPR, poiché decide le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. Pertanto, ha l’obbligo di garantire la conformità alle norme sulla protezione dei dati personali.

L’adeguamento è una responsabilità dell’assemblea condominiale, che deve garantire che le misure di protezione dei dati siano implementate correttamente. Tuttavia, l’amministratore, in qualità di responsabile del trattamento, deve occuparsi dell’attuazione pratica degli obblighi previsti dalla normativa.

La mancata adozione delle misure richieste dal GDPR può portare a sanzioni amministrative e alla responsabilità per danni derivanti da un trattamento illecito dei dati. Inoltre, un condominio non conforme potrebbe trovarsi in difficoltà nel gestire eventuali controversie legali legate alla protezione dei dati.

Sì, l’adeguamento alla normativa sulla protezione dei dati non è un’attività statica, ma un processo continuo. È necessario adottare un piano di monitoraggio e aggiornamento costante, ispirato al ciclo di Deming (Plan – Do – Check – Act), che prevede quattro fasi essenziali:

• PLAN: Pianificazione delle misure di protezione dei dati, come l’aggiornamento delle informative e dei registri del trattamento.
• DO: Implementazione delle procedure di sicurezza e formazione periodica per amministratori e dipendenti.
• CHECK: Verifica dell’efficacia delle misure adottate, attraverso audit interni e controlli periodici sulla gestione della privacy.
• ACT: Correzione e miglioramento continuo delle procedure, adattandole alle nuove normative o ai cambiamenti nella gestione condominiale.

Gli audit devono essere effettuati almeno una volta all’anno e in occasione di eventi particolari, come il subentro di un nuovo amministratore o l’implementazione di nuovi trattamenti di dati (ad esempio, l’installazione di un sistema di videosorveglianza).

Gli audit possono essere condotti dall’amministratore stesso, ma è consigliabile affidarsi a consulenti esperti in protezione dei dati per una verifica più approfondita e imparziale.

Il mancato aggiornamento delle procedure può rendere inefficaci le misure adottate in precedenza e portare a violazioni dei dati, con conseguenti sanzioni e responsabilità per il condominio. Un monitoraggio costante consente di prevenire rischi, garantire una gestione trasparente e mantenere il condominio conforme alla normativa.

No, l’amministratore può trattare l’email e il numero di cellulare dei condomini solo con il loro consenso esplicito, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR. Il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile, il che significa che il condomino deve esprimere la propria volontà senza coercizioni e deve essere informato sull’uso che verrà fatto di questi dati.

Il consenso deve essere espresso per iscritto, attraverso un modulo apposito che specifichi le finalità del trattamento. Non è valido il consenso implicito, ad esempio il semplice fatto che il condomino fornisca il proprio numero di telefono non autorizza automaticamente l’amministratore a utilizzarlo per comunicazioni condominiali.

In assenza di consenso, l’amministratore non può utilizzare il numero di cellulare o l’email per inviare comunicazioni condominiali. In tal caso, tutte le comunicazioni dovranno essere effettuate con modalità alternative, come l’invio di raccomandate o la consegna a mano delle notifiche.

L’amministratore è obbligato a fornire l’informativa privacy ai condomini al momento della raccolta dei dati personali, come previsto dagli articoli 13 e 14 del GDPR. L’informativa deve contenere informazioni chiare sulle finalità del trattamento, sui diritti degli interessati e sulle modalità di esercizio di tali diritti.

L’informativa può essere fornita:

• Allegata al regolamento condominiale o ai verbali assembleari.
• Pubblicata in un’area riservata del sito web del condominio, accessibile solo ai condomini.
• Consegnata a ogni nuovo proprietario o locatario al momento dell’ingresso nel condominio.

La mancata consegna dell’informativa costituisce una violazione del GDPR e può portare a sanzioni da parte del Garante Privacy. Inoltre, i condomini potrebbero opporsi al trattamento dei loro dati personali e segnalare l’omissione all’Autorità di controllo.

Per garantire una gestione conforme al GDPR, l’amministratore deve predisporre una serie di documenti obbligatori, tra cui:

• Registro delle attività di trattamento, richiesto dall’art. 30 del GDPR, che elenca tutte le operazioni effettuate sui dati personali gestiti dal condominio (dati anagrafici, contabili, videosorveglianza, fornitori, ecc.).
• Informative per condomini, fornitori e dipendenti, conformi agli articoli 13 e 14 del GDPR, che dettagliano le finalità e le modalità di trattamento dei dati personali.
• Contratti di nomina a responsabile del trattamento, in base all’art. 28 del GDPR, per tutti i soggetti esterni (fornitori di servizi, società di manutenzione, software house) che trattano dati per conto del condominio.
• Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), nei casi di trattamenti ad alto rischio, come la videosorveglianza nelle parti comuni, ai sensi dell’art. 35 del GDPR e delle Linee Guida 3/2019 dell’EDPB.

L’assenza di documentazione comporta gravi rischi per l’amministratore e per il condominio. Il Garante Privacy ha già sanzionato diversi titolari per mancanza di registro dei trattamenti e informative inadeguate. Inoltre, la mancata predisposizione dei contratti con i responsabili esterni espone il condominio a responsabilità in caso di violazioni dei dati. L’amministratore deve provvedere immediatamente alla regolarizzazione, avvalendosi di consulenti esperti per la redazione della documentazione necessaria.

Sì, il GDPR impone che il titolare e il responsabile del trattamento adottino misure adeguate per garantire la protezione dei dati. L’articolo 39 del GDPR stabilisce che anche il personale coinvolto nelle operazioni di trattamento debba ricevere una formazione adeguata. L’amministratore, che spesso delega la gestione dei dati a dipendenti o collaboratori, deve assicurarsi che tutti siano informati sulle regole per un trattamento sicuro ed evitare errori che possano portare a violazioni.

Un percorso formativo efficace deve comprendere:

• I principi generali del GDPR e il loro impatto sulla gestione condominiale.
• La gestione dei registri delle attività di trattamento e delle informative.
• Le procedure per la gestione della videosorveglianza e la redazione della DPIA.
• Le regole per la conservazione e la trasmissione sicura dei documenti condominiali.
• Le modalità di gestione delle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali da parte dei condomini (artt. 15-17 GDPR).

L’art. 28, lettera h) del GDPR impone che l’amministratore effettui un audit di verifica prima di nominare un fornitore come responsabile del trattamento. Questa verifica deve includere:

• La raccolta di documentazione attestante le misure di sicurezza adottate dal fornitore.
• La richiesta di certificazioni in materia di protezione dei dati (ad es. ISO 27001).
• La verifica della presenza di un responsabile per la protezione dei dati (DPO) all’interno della società fornitrice.

Se il fornitore non dimostra di adottare misure adeguate, l’amministratore deve valutarne l’affidabilità e, se necessario, scegliere un altro soggetto che garantisca maggiore sicurezza.

L’amministratore di condominio, in qualità di responsabile del trattamento, è tenuto a prestare garanzie sufficienti in termini di conoscenza specialistica, come previsto dall’art. 28, lettera h) del GDPR. Questo significa che deve:

• Essere in grado di valutare il rischio privacy connesso alla gestione condominiale.
• Conoscere le procedure per la protezione dei dati e saper applicare le misure tecniche e organizzative adeguate.
• Essere in grado di valutare l’affidabilità dei fornitori, assicurandosi che rispettino la normativa sulla protezione dei dati.

La mediazione condominiale è uno strumento di risoluzione alternativa delle controversie, previsto dall’art. 5 del D.Lgs. 28/2010, come condizione di procedibilità per l’azione giudiziale. Ciò significa che, prima di rivolgersi al tribunale, è necessario tentare la mediazione per le controversie riguardanti il condominio, incluse spese comuni, uso delle parti comuni, innovazioni e regolamento condominiale. La Cassazione civile, con l’Ordinanza n. 22805/2023, ha chiarito che l’obbligo di mediazione si applica a tutte le controversie condominiali, e la sua mancata attivazione comporta l’improcedibilità della domanda.

L’amministratore ha un ruolo centrale nel processo di mediazione. Secondo l’art. 71-quater del D.Lgs. 28/2010, può attivare il procedimento e parteciparvi, ma per concludere un accordo è necessaria una delibera assembleare con la maggioranza prevista dall’art. 1136, comma 2, del Codice civile. Questo garantisce che le decisioni prese in mediazione siano rappresentative della volontà condominiale.

L’istanza di mediazione deve essere precisa e coerente con l’eventuale futura domanda giudiziale, indicando chiaramente le parti coinvolte, l’oggetto e le ragioni della pretesa. La competenza territoriale è determinata dalla circoscrizione del tribunale competente per la controversia. La Cassazione (Ordinanza n. 4405/2024) ha ribadito l’importanza della simmetria tra istanza di mediazione e domanda giudiziale.

La mancata partecipazione può avere gravi conseguenze. Il Tribunale di Salerno (sentenza n. 127/2023) ha stabilito che l’omessa attivazione della mediazione comporta l’improcedibilità della domanda. Inoltre, secondo il Tribunale di Velletri (sentenza n. 509/2024), non basta attivare formalmente il procedimento: la parte istante deve partecipare effettivamente al primo incontro.

La mediazione è caratterizzata da un elevato grado di riservatezza, regolato dall’art. 9 del D.Lgs. 28/2010. Tutto ciò che viene detto o documentato nel corso della procedura non può essere utilizzato nel successivo giudizio. Il mediatore è inoltre vincolato al segreto professionale e non può essere chiamato a testimoniare sulle dichiarazioni delle parti.

Se la mediazione si conclude positivamente, l’accordo raggiunto ha valore di titolo esecutivo, ai sensi dell’art. 12 del D.Lgs. 28/2010, consentendo l’espropriazione forzata e l’iscrizione di ipoteca giudiziale. L’accordo deve essere approvato dall’assemblea condominiale con la maggioranza prevista dall’art. 1136, comma 2, c.c. La procedura di mediazione ha una durata massima di tre mesi dal deposito dell’istanza.

Le spese della mediazione variano in base al valore della controversia e all’organismo di mediazione scelto. Generalmente, il costo è suddiviso tra le parti e può includere una quota fissa per l’avvio della procedura, oltre a compensi per il mediatore e costi amministrativi. Alcuni organismi offrono agevolazioni o tariffe ridotte in caso di successo della mediazione.

Se le parti non trovano un accordo, il procedimento di mediazione si conclude senza esito positivo. In questo caso, il richiedente può procedere con l’azione giudiziale, dimostrando di aver tentato la mediazione come condizione di procedibilità. Il giudice potrà comunque valutare il comportamento delle parti in sede di mediazione ai fini della ripartizione delle spese processuali.

La mediazione offre generalmente tempi più rapidi e costi inferiori rispetto a una causa in tribunale. Tuttavia, la convenienza dipende dal tipo di controversia e dalla disponibilità delle parti a trovare un compromesso. In alcuni casi, se la posizione delle parti è troppo distante, il processo giudiziario potrebbe risultare inevitabile.